Czynności notarialne

Katalog czynności notarialnych dokonywanych przez notariusza jest  przewidziany w art.79 ustawy z dnia 14 lutego 1991r. Prawo o notariacie  (tekst jednolity Dz.U.2008.189.1158).

Zgodnie z powyższym notariusz dokonuje następujących czynności:

  1. sporządza akty notarialne;
  2. sporządza akty poświadczenia dziedziczenia;
  3. sporządza poświadczenia;
  4. doręcza oświadczenia;
  5. spisuje protokoły;
  6. sporządza protesty weksli i czeków;
  7. przyjmuje na przechowanie pieniądze, papiery wartościowe, dokumenty, dane na informatycznym nośniku danych,o którym mowa w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
  8. sporządza wypisy, odpisy i wyciągi dokumentów;
  9. sporządza, na żądanie stron, projekty aktów, oświadczeń i innych dokumentów;
  10. sporządza inne czynności wynikające z odrębnych przepisów, jak np.:
    • testamenty notarialne (art. 950 kc),w tym z zapisem windykacyjnym (art. 981 ze zn. 1 - art. 981 ze zn. 6 kc),
    • notarialne tytuły egzekucyjne (art. 777 § 4 - § 6 i § 3 kpc),
    • przyjmuje oświadczenia o przyjęciu, bądź odrzuceniu spadku (art. 640 - 641 kpc).

Notariusz jest obowiązany udzielać stronom niezbędnych wyjaśnień dotyczących dokonywanej czynności notarialnej, w tym pouczeń co do skutków prawnych składanych przez strony oświadczeń woli. Notariuszowi nie wolno dokonywać czynności notarialnej, jeśli poweźmie wątpliwość, czy strona czynności notarialnej ma zdolność do czynności prawnych. Notariusz odmówi dokonania czynności notarialnej sprzecznej z prawem.

Akty notarialne

Zasadniczym zadaniem aktu notarialnego jest dokumentowanie czynności prawnych oraz czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne, jeśli wymaga tego przepis prawa lub taka jest wola stron. Stanowiąc szczególny rodzaj dokumentu urzędowego stanowią dowód tego, co w nich stwierdzone, a strona, która zaprzecza ich prawdziwości lub twierdzi, że zawarte w nich oświadczenia są niezgodne z prawdą, powinna te okoliczności udowodnić.Z mocy ustawy formę aktu notarialnego jako formę ad solemnitatem przewidziano m.in. dla:

  • umowy zobowiązującej do przeniesienia własności nieruchomości i umowy przenoszącej własność nieruchomości w wykonaniu istniejącego uprzednio zobowiązania (art. 158 kc);
  • oświadczenia właściciela nieruchomości o ustanowieniu na nieruchomości ograniczonego prawa rzeczowego (art. 245 § 2 kc);
  • oświadczenia darczyńcy w umowie darowizny (art. 890 kc);
  • umowy o zniesienie współwłasności nieruchomości (art. 158 kc);
  • umowy działu spadku obejmującego nieruchomość (art. 1037 § 2 kc);
  • umowy zobowiązującej do zbycia spadku oraz umowy przenoszącej spadek w wykonaniu istniejącego uprzednio zobowiązania do zbycia spadku (art. 1052 § 3 kc);
  • umowy o zrzeczenie się dziedziczenia (art. 1048 kc);
  • pełnomocnictwa do dokonania czynności, dla której ważności potrzebna jest forma aktu notarialnego (art. 99 § 1 kc);
  • umów majątkowych małżeńskich (art. 47 § 1 kro);
  • umowy, bądź oświadczenia o ustanowieniu odrębnej własności lokalu (art. 7 ust. 2 uwl);
  • umowy określającej sposób zarządu nieruchomością wspólną, zmiany ustalonego umownie sposobu zarządu nieruchomością wspólną na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ust. 1 i 2a uwl);
  • umowy spółki komandytowej (art. 106 ksh);
  • statutu spółki komandytowo-akcyjnej (art. 131 ksh);
  • umowy lub aktu zawiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (art.157 § 2 ksh);
  • statutu lub aktu zawiązania spółki akcyjnej (art. 301 § 2 ksh).

Ponadto strony czynności prawnej mogą zadecydować o nadaniu jej formy aktu notarialnego mimo braku ustawowego wymogu celem uzyskania dokumentu urzędowego (publicznego). Akty poświadczenia dziedziczenia Notariusz na zasadach określonych w rozdziale 3a ustawy z dnia 14 lutego 1991r. Prawo o notariacie (tekst jednolity Dz.U.08.189.1158) sporządza akty poświadczenia dziedziczenia ustawowego i testamentowego (wyłączywszy testamenty szczególne), które po zarejestrowaniu mają moc prawomocnego postanowieni o stwierdzeniu nabycia spadku. Przepisy powyższe znajdują zastosowanie do spadków otwartych po 30 czerwca 1984r.

Notariusz odmawia sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia, jeżeli:

  1. w stosunku do spadku został już uprzednio sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia lub wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku;
  2. w toku sporządzania protokołu dziedziczenia ujawnią się okoliczności wskazujące, że przy jego sporządzeniu nie były obecne wszystkie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi albo istnieją lub istniały testamenty, które nie zostały otwarte i ogłoszone;
  3. wskutek braku małżonka spadkodawcy i krewnych powołanych do dziedziczenia z ustawy spadek przypada, jako spadkobiercy ustawowemu, gminie albo Skarbowi Państwa;
  4. spadkodawca w chwili śmierci był cudzoziemcem lub nie posiadając żadnego obywatelstwa, nie zamieszkiwał w Rzeczypospolitej Polskiej albo w skład spadku wchodzą prawa rzeczowe lub posiadanie nieruchomości położonej za granicą.

Poświadczenia

Notariusz poświadcza:

  1. własnoręczność podpisu – poświadczany podpis może być złożony w obecności notariusza lub wcześniej – wówczas osoba, która podpis złożyła uznaje wobec notariusza swój podpis za własnoręczny, a notariusz poświadcza tę okoliczność w treści dokumentu po przedłożeniu notariuszowi dowodu osobistego lub paszportu stwierdzających tożsamość. Na skutek poświadczenia własnoręczności charakter urzędowy zostaje nadany tylko podpisowi na dokumencie, który w pozostałym zakresie zachowuje charakter prywatny (poświadczenie przez notariusza własnoręczności złożonych na umowie podpisów jest dowodem na to, że osoby te podpisały umowę, lecz nie nadaje tej umowie charakteru dokumentu urzędowego). W konsekwencji podpisowi przysługuje domniemanie autentyczności, ale nie korzysta on z właściwego dokumentom urzędowym (publicznym) domniemania wiarogodności. Poświadczenie własnoręczności podpisu może mieć miejsce m.in. na pełnomocnictwach, oświadczeniach, wzorach podpisów członków organów osób prawnych;
  2. zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem (w tym również dokumentów prywatnych). Dokonując tej czynności notariusz porównuje treść złożonego dokumentu z przedłożoną kopią, bądź najczęściej poświadcza zgodność dokumentu z wykonaną odbitką kserograficzną. Obowiązkiem notariusza przy dokonywaniu tej czynności jest również stwierdzenie w poświadczeniu znaków szczególnych tego dokumentu, tj. dopisków, poprawek i uzupełnień;
  3. datę okazania dokumentu – zarówno poświadczenie własnoręczności podpisu jak i poświadczenie daty okazania dokumentu nadają objętej dokumentem czynności formę kwalifikowanej czynności prawnej. Notariusz poświadcza na okazanym dokumencie datę, a na żądanie stron także godzinę i minutę okazania tego dokumentu;
  4. pozostawanie osoby przy życiu lub w określonym miejscu. Notariusz dokonuje takiego poświadczenia w razie stawiennictwa tej osoby w kancelarii albo w razie przekonania się o tym fakcie przez notariusza poza kancelarią. Notariusz ustala w poświadczeniu tożsamość tej osoby oraz określa dzień, godzinę i minutę stwierdzenia pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu. Poświadczenia takie mogą mieć zastosowanie m.in. dla celów emerytalno-rentowych.

Doręczanie oświadczeń

Na żądanie strony, notariusz doręcza na piśmie jej oświadczenie, mogące wywoływać skutki prawne, wskazanej przez nią stronie przeciwnej. Doręczenia dokonuje notariusz osobiście, przez zatrudnionych w kancelarii pracowników, bądź, na wyraźne żądanie strony przesyła je listem poleconym (wówczas zamieszcza w protokole treść doręczonego oświadczenia i czyni w nim wzmiankę o przesłaniu oświadczenia listem poleconym). Z dokonanej czynności notariusz spisuje protokół. Notariusz spisuje również protokół w razie nieudanej próby doręczenia. Jeżeli strona przeciwna poda ustnie do protokołu odpowiedź lub wręczy pisemną odpowiedź i oświadczy, że protokół podpisze, notariusz zamieszcza odpowiedź w protokole. Notariusz wydaje poświadczenie doręczenia oświadczenia, w którym zamieszcz odpowiedź, jeżeli była udzielona. Notariusz może doręczyć m.in. wezwanie dłużnika do zapłaty, w tym w związku z zamiarem przyłączenia się przez wierzyciela do podziału sumy uzyskanej z egzekucji, czy oświadczeń o wykonaniu prawa pierwokupu.

Protokoły

Do osobnej kategorii czynności notarialnych zostało zaliczone sporządzanie protokołów. Pomimo tego, znajdują do nich zastosowanie przepisy o formie aktu notarialnego. Protokoły przewidziane przez ustawę z dnia 14 lutego 1991r. Prawo o notariacie (tekst jednolity Dz.U.08.189.1158) można podzielić na dwie grupy. Do pierwszej z nich należą:  protokoły walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek i innych osób prawnych spisywane przez notariusza w przypadkach prawem przewidzianych, zarówno ustawowych jak i uchwalonych przez członków, bądź założycieli tych podmiotów. Jeżeli statut osoby prawnej, o której mowa powyżej lub przepis szczególny nie stanowią inaczej, protokół podpisują przewodniczący zgromadzenia i notariusz. Do drugiej grupy zaliczyć należy:  protokoły spisane w celu obiektywnego stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń mogących wywoływać skutki prawne w dowolnej gałęzi prawa, w szczególności dotyczące stawiennictwa stron i złożonych przez nie oświadczeń, a na żądanie strony stawającej - niestawiennictwa strony drugiej. Protokoły te podpisywane są przez wszystkich obecnych.

Zapis windykacyjny

Dnia 23 października 2011r. weszły w życie przepisy wprowadzające do kc instytucję zapisu windykacyjnego. Konstrukcja ta pozwala na nabycie z chwilą otwarcia spadku przez wskazane osoby przeznaczonych im w testamencie notarialnym rzeczy oznaczonych co do tożsamości, zbywalnych praw majątkowych, przedsiębiorstw, gospodarstw rolnych,bądź ustanowienie na ich rzecz prawa użytkowania lub służebności. Przedmiot zapisu windykacyjnego nie wchodzi wówczas w skład spadku. Z chwilą śmierci spadkodawcy na zapisobiercę windykacyjnego przechodzi bezwarunkowo określone prawo uprzednio należące do testatora. Nie można bowiem uczynić zapisu windykacyjnego pod warunkiem lub z zastrzeżeniem terminu. Zapisobiercą windykacyjnym może zostać także spadkobierca , zapisobierca zwykły innego przedmiotu, bądź beneficjent polecenia. Stwierdzenie nabycia przedmiotu zapisu windykacyjnego następuje w postępowaniu o stwierdzenie nabycia praw do spadku, choć może również nastąpić przez wydanie przez sąd postanowienia częściowego (art.677§2 kpc). W razie gdyby stwierdzenie praw do spadku następowało w notarialnym akcie poświadczenia dziedziczenia (APD), osoby, na rzecz których spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne biorą udział w sporządzeniu protokołu dziedziczenia, a następnie samego aktu i są one wraz ze wskazaniem nabytych przez nich przedmiotów w tym akcie ujawnione.